Politique de réservation des salles communes pour les «membres occupants»

Règles de bases avec ou sans récurrence :

1.          Les semestres :

1.1.      Semestre 1 : 1er janvier au 30 juin;

1.2.      Semestre 2 : 1er juillet au 31 décembre;

2.          Pour les réservations avec récurrence:

2.1.      Les journées ouvrables réservées seront :

1.          Les mardis : tous les locaux entre 13 h et 18 h;

2.          Les mercredis : tous les locaux et toute la journée;

3.          Les jeudis : tous les locaux et toute la journée.

3.          Pour les réservations sans récurrence :

3.1.      Les journées ouvrables réservées seront :

1.          Les lundis : tous les locaux et toute la journée

2.          Les mardis : tous les locaux, le matin et en soirée.

3.          Les vendredis : tous les locaux et toute la journée

4.          Pour les réservations avec ou sans récurrence :

4.1.      Les journées réservées seront :

1.          Les samedis  et dimanches : tous les locaux et toute la journée.

2.          Les fins de semaine, les « membres occupants » seront entièrement responsables de la sécurité, de la circulation des personnes, du verrouillage des portes et de l’entretien des salles utilisées.

5.          Le total d’heures réservées au départ pour le semestre 1-2019 : 1 500 h;
Ce nombre d’heures s’applique pour l’ensemble des organismes locataires et pourra être ajusté pour chaque semestre.

6.          Limitation des heures établies pour chacun des organismes (lundi au vendredi)  : 80 h
Ce nombre d’heures pourra être ajusté pour chaque semestre.

7.          Limitation des réservations uniquement aux « membres occupants » sauf pour les regroupements auxquels les organismes locataires appartiennent.

8.          Les « membres occupants » auront un mois chaque semestre pour réserver leurs dates (avec ou sans récurrence). Ces mois seront octobre pour le semestre 1 et mai pour le semestre 2. Durant ces mois, les organismes se consulteront afin de résoudre les possibles conflits d’horaires.

9.          Dans le calendrier annuel des réunions avec les « membres occupants », 2 rencontres spéciales seront fixées pour la réservation des salles communes. Une rencontre à l’automne (fin novembre) et une autre au printemps (fin mai).

10.       La banque d’heures de départ est d’environ 10 % du total des heures réservées du semestre précédent;

10.1.          Pour le semestre 1-2019, la réserve est de 400 heures :
40 % avec récurrence et 60% sans récurrence;

1.          Les heures en réserve sont partagées entre les blocs avec récurrence et sans récurrence. La proportion est déterminée selon la répartition des heures du semestre précédent.

2.          Pour les 160 h supplémentaires réservées pour la récurrence, les organismes concernés devront les partager à parts égales entre eux sauf s’il y a entente entre ces derniers;

3.          Pour les 240 h supplémentaires réservées aux activités ponctuelles, les organismes concernés devront les partager à parts égales entre eux sauf s’il y a entente entre ces derniers;

11.       Pour le semestre 1, les « membres occupants » feront faire parvenir au début novembre une lettre confirmant leurs intentions et leurs demandes quant aux heures inutilisées. Les organismes auront le choix de garder leurs heures restantes ou de les remettre dans la banque;

12.       Pour le semestre 2, les « membres occupants » devront faire parvenir au début juin une lettre confirmant leurs intentions et leurs demandes quant aux heures inutilisées. Les organismes auront le choix de garder leurs heures restantes ou de les remettre dans la banque;

13.       Dès que la répartition des heures prévues (1 500 h) serait complétée, les disponibilités restantes seront utilisées au gré des besoins des « membres occupants »;

14.       Pour le semestre 1-2019

14.1.          Pour le prochain semestre 1-2019, il a été demandé aux « membres occupants » de compléter leurs calendriers de réservations au plus tard le vendredi 30 novembre dernier (les 20 heures supplémentaires).

14.2.          Cette base de calcul (avec celle acceptée le 20 novembre 2018) sera intégrée à la politique actuelle de location.

14.3.          Cette façon de fonctionner sera appliquée dès l’approbation du CA en décembre 2018

Cette politique de réservation des salles communes a été approuvée par les membres du conseil d’administration le lundi 3 décembre 2018.